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開催レポート

年史・アーカイブソリューションセミナー2019

日時:9月27日(金)13:30~18:00
場所:トッパン小石川ビル 印刷博物館 B1F グーテンベルクルーム

年史・アーカイブソリューションセミナー2019年|凸版印刷

社内に蓄積されている史資料は、その活用方法によって事業の発展やブランディングにつながる
重要な資産に生まれ変わります。トッパンではブランディングや新たな潮流-SDGsの視点から、
年史編纂やアーカイブ構築を捉え直し、未来に活かせるアーカイブを目指しております。  

Seminar1

 史料(アーカイブ)の整理・管理の実践

Seminar2

年史制作の考え方と進め方-最近の年史事例と傾向

Seminar1:史料(アーカイブ)の整理・管理の実践

"年史編纂を前提としたアーカイブづくり"

企業や団体の周年事業の一つとして「年史」の制作がありますが、前回の担当者が退職しているため年史編纂の経験者がいないなどの理由で、ご担当者が手探り状態で作業に直面することもあります。何から手をつけていいか分からない、どういう資料を集めたらいいのか分からないなど、年史編纂より前段階での作業から、トッパンにご相談いただくケースも増えています。今回のセミナーでは、現在年史編纂に携わっている方や、今後自社のアーカイブをご担当する方などを対象に、史料の整理、アーカイブの構築、年史編纂後の課題等をご紹介しました。

年史編纂の作業は、まず史料(アーカイブ)を集め、それを整理し、管理することから始まります。アーカイブとは、保有している膨大な資料すべてではなく、そこから意図して残された一部のものを指し、歴史の裏付けとなるものです。残された史料の形態は文書だけではなく、製品そのものや、古い写真や映像・音声、大きな建造物など、内容も保存の状態も実に多様です。中には、劣化したものや、再生環境が失われているもの、その史料の価値を判断できる人材の不在などにより、今後の取扱いについて判断に迷うものもあります。

集めた史料は一定の基準に基づいて整理し、保管のための記録を作成して、管理ツールに登録していく必要があります。また、その際、史料をデジタル化しておくことで、その後の史料活用の幅が広がることにつながります。管理ツールへの登録が済めば、ようやくアーカイブの「見える化」が完了したと言えるでしょう。

"2タイプのアーカイブを活用して未来につながる編纂を"

アーカイブには大別すると、「リアル」と「デジタル」のものが存在します。物理的な実体を持つ史料(リアルアーカイブ)は、データでは得られない瑞々しさを持って、歴史を伝えますし、デジタル化された史料(デジタルアーカイブ)は、デジタルデバイスを通じて、すぐに情報にアクセスできる利便性があり、いろいろなコンテンツへの変換が容易です。この2つの異なるアーカイブの性格を理解し、管理しながら活用することで、年史編集の作業の効率化を図ることができます。

アーカイブを管理するツールについてはエクセルをはじめ、様々なものが存在しますが、トッパンが採用しているデジタル目録の機能を説明しながら、具体的な管理方法をご紹介しました。年史編纂のための史料(アーカイブ)とは、意図を持って管理されたものであり、未来に引き継ぐべきものです。年史編纂が終われば、次の周年まで編纂事業はストップしますが、次の世代の年史編纂等につなげていくことを意識しながら、実際の作業に当たることも重要です。 

トッパンアーカイブソリューションの実務フロー

トッパンのデジタル目録:『歴史'n頓(れきしんとん)』

久保田 敏之
凸版印刷株式会社 情報コミュニケーション事業本部 トッパンアイデアセンター
クリエイティブ本部 ビジュアルクリエイティブ部 

凸版印刷|久保田敏之

87年の入社以来映像系コンテンツやシステムの制作に従事。一般的なプラットフォーム上の映像作品の制作を経て、当社オリジナル商品制作、DVD制作ビジネスの一般市場導入、ARや立体視を使った演出技法の開発など“それまでにはなかった(いろんなレベルでの)手法を当社映像コミュニケーションビジネスに積極導入する”ための実践的な活動を行ってきた。近年は企業アーカイブという領域の中で ①その本質の理解促進 ②その上での(お客様個別の)あるべき管理や活用手法の提案 ③実務の支援 に重点を置いた活動を行っている。 

Seminar2:年史制作の考え方と進め方-最近の年史事例と傾向

"年史編纂の第一歩は読者対象や目的を明確にすること"

年史には確固とした定義は存在しませんが、トッパンでは「一般企業や各種団体・学校法人などが、その歴史を刻んでいく中で、創・設立年から起算して、切りのよい大きな節目の年を迎えるに当たり、自己の歴史的な道程や史資料を、自己の責任で編集・刊行した編集物」と位置付けています。そのため、年史編纂のご担当者は、歴史の発信の主体であり、組織の代弁者として、また歴史観を持って史料に立ち向かうという使命があるとも言えます。年史を編纂するにあたり、まずは発刊の目的や読者対象を明確にすることが重要となります。ここを明確にしておかないと、その後の作業にブレが生じることがあります。

最近の傾向としては、「写真等のビジュアルを重視した大判のもの」や「テーマをわけて立体的な表現にしたもの」、正史の他に「ダイジェスト版」や「外国語版」「デジタル版」など対象別に展開したものが多く見られます。また、デジタル化技術が進展する中で、映像コンテンツやウェブとの連動、史資料アーカイブの構築、既刊社史のデジタル化(全文テキスト化)などを同時に行う企業や団体も増えています。既刊社史のデジタル化は、編纂効率の向上につなげることができます。

"歴史の発信者として何を残していきたいのか"

史料の整理を行ってから、具体的な編集作業に入りますが、発刊の目的と対象を踏まえて、何をどう伝えるか(テーマ設定)、どのように伝えるか(媒体の種類)など編集方針を決めていきます。年史は現時点から過去の内容を扱いますが、これを未来にどのように残していくかという、未来志向の視点を持つことが大切です。それによって自ずと、テーマや仕様、構成も決まっていきます。

年史編纂の体制は、それぞれの組織に無理のない範囲で行います。編纂の実務に携わる「社史編集事務局」のほか、最終判断する経営トップの下に、様々な方針や企画案に対して意思決定を行う「社史編纂委員会」を設置して、意思決定の明確化や迅速化を図ります。

年史編纂期間は約2年を想定されるケースが多いのですが、創立記念日やその式典など、発刊したい日が決まっている場合には、それを考慮したスケジュールを組んでいきます。実作業としては、基礎年表の作成から始めることが一般的です。基礎年表の作成後、そこから年史に記載すべき内容をさらに吟味し、仮目次を作成して、原稿を執筆していきます。執筆は内容によって、社内、社外、専門の研究者などが当たります。原稿が完成したら、専門部門による原稿チェックや校閲を行い、最後にトップ、編纂委員会による校閲を経て、レイアウト作業に移ります。レイアウト後は数回の校正を経て、校了となり、印刷に進みます。また本文の執筆、レイアウトと並行して、口絵や資料編の制作も進行します。

年史編纂の事業は、長期にわたり多くの人が関わることになるため、担当者には、それらを上手に巻き込んでいく力、経営者と直接話ができることなど、いろいろなものと向き合うことができる能力が必要となります。決して楽ではありませんが、年史という歴史の発信者としての使命を全うするという気概を持って、共に取り組んでいただければと思います。

川合 健生
凸版印刷株式会社 情報コミュニケーション事業本部 トッパンアイデアセンター
クリエイティブ本部 年史センター

凸版印刷|川合健生

 凸版印刷入社後、企業・学校・各種団体のコーポレートコミュニケーション関連の映像作品、及びプロモーション用映像コンテンツの企画・制作・プロデュースに従事。平成25(2013)年から年史センターに在籍し、年史書籍、映像、WEBサイト等のコンテンツディレクションを行うとともに、年史とデジタルアーカイブを絡めた周年事業全般のコンサルティング業務も担当する。多様なアウトプットに関する知見とノウハウをもとに、提案活動を行っている。

セミナーの様子

  • 年史・アーカイブソリューションセミナー2019年|凸版印刷|久保田敏之

  • 年史・アーカイブソリューションセミナー2019年|凸版印刷|川合健生

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