会社での資料やコンテンツの保管方法を聞いたところ、「電子データをファイルサーバに入れて、限られた人員しか見られないように、管理されている」が最も多く60.2%、「誰でも見られるファイルサーバに入れて、管理されている」が32.8％、「主に紙の資料として保管されている」が31.1％の順となっています。

　また、会社で保管されている資料やコンテンツの管理方法の課題や不安を聞いたところ、「特に課題や不安を感じない」が60.4％と最も多い一方で、「情報漏えい、情報の不正な閲覧の危険性がある（もしくは、既に漏えいしてしまっている）」が32.8％、「保管場所について、作成した本人など限られた人しか知らないため、情報が探せない、もしくは探すのに時間がかかる」が30.2％、「どのような情報が存在しているか、限られた人しか知らず、効果的に利用されていない」が28.4％となっており、セキュリティ面の課題や不安のほか、業務効率的な課題や不安があることが分かります。

　以上のことから、契約書、知財関係の重要文書は適切に管理されている一方で、情報発信に不可欠な画像などのコンテンツの管理がきちんとなされていないということが読み取れる。これは、企業の「自社ブランドイメージの危機」というリスクをはらんでいると言える。リスク管理について、どのように管理し、検索・閲覧する仕組みを構築するかが企業にとっては最重要課題と考えます。

　文書管理ツールやDAMの導入率を聞いたところ、「導入している」が17.5％、「導入していないが、今年度中の導入予定である」10.7％と合計しても28.2％となっている。また、「導入していないが、来年度以降の導入にむけ検討している」が19.7％、「導入しておらず、来年度以降の導入予定もない」が27.1％、「分からない」が24.9％と導入未定と答える企業が71.8％となっている。情報漏えいの危険性や業務情報が有効に探せないなどの業務非効率化を感じつつも導入は先延ばしになっているということが分かります。

　文書管理ツールを導入している企業に対して、どのような資料、コンテンツが管理されているかについて聞いたところ、「従業員の個人情報に関する情報」が57.4%、「他社や顧客と交わした契約書」が50.4%の順となっており、機密情報を管理するために導入が進んでいると言えます。

　文書管理ツールを導入している企業に対して、導入のメリットを複数回答で聞いたところ、「情報の漏えいや不正な閲覧を防止できる」が79.1％、「情報の紛失や変化を防止できる」が65.9％、「社内での情報共有が円滑にできる」が60.5％、「情報を探すことに時間を取られずに済む」が49.6％、「資料やコンテンツを二次利用することで、収益を生んでいる」が28.7％の順となっている。現在はセキュリティ面の強化での導入意向が強いことが、うかがえます。

　今回の調査結果から、DAMを導入している企業は「情報の漏えい対策のために導入している」という声が多かった。これは、顧客情報や社内の機密情報等の漏えい対策に注力してきた背景があるためだが、2016年１月から運用開始されているマイナンバーも情報漏えい対策が必要になるため、各企業はよりセキュリティに注力する必要があると考えます。

　DAMは情報漏えい対策だけでなく、リスク管理や企業間・部門間の情報共有にも役立ち、業務の効率化ができると言われている。例えば、ある企業が事故を起こした際に、部門間で情報共有ができていないため詳細な発表が遅れるといったリスクや、多店舗展開やグローバル展開している企業にとっては、様々なロゴやコピーなどのコンテンツの利用規定ルールなどの共有など、DAMは情報漏えいだけでなく、業務の効率化にもつながることが期待されています。

　今回の調査では、DAMを導入している企業は、情報の漏えい等のセキュリティには対策できるという回答が多い一方で、社内の情報共有や情報を探すことが早くできるという回答は比較的少なめでした。

　今後、各企業がDAMを利用することで何ができるのか、どのような効果があるのかを訴求することが大事になると考えます。

※デジタルアセットマネジメント(DAM)とは、様々な書類のほか、写真、画像、動画、音声、音楽などのコンテンツの管理を行う概念のこと。ＤＡＭソリューションを導入することで契約書や販促活動の中で使用する商品写真、イラスト、ロゴ、CM、映像等のデジタルコンテンツを一元管理することができ、業務の効率性が向上するほか、リスク管理もできると言われています。