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内部統制

平成27年4月23日現在

1. 基本方針

当社は、創業100周年にあたる2000年に、21世紀のあるべき姿として「TOPPAN VISION 21」を策定いたしました。なかでも「企業理念」は、当社の企業活動の根幹を形づくる基本的な価値観を示すものであり、当社のあらゆる活動は、この「企業理念」にもとづいて実施しなければなりません。そのためには、すべての事業活動を自ら監視・統制する仕組みを構築し、経営環境の変化に対応した取り組みを継続的に実施することが重要です。

そこで、当社は以下のとおり当社および子会社の業務執行に関する体制および監査に関する体制を当社取締役会において決定し、この体制にもとづく活動を通じて「企業理念」の実現をはかってまいります。

2. 業務執行に関する体制

(1)当社および子会社の取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

当社は、監査役会設置会社とし、取締役会の監督機能と監査役の監査機能を通じて、取締役の業務執行の適法性を確保いたします。 取締役会は、法令、定款および「取締役会規則」に従ってこれを運営し、取締役は取締役会の決議にもとづいて職務を執行することにより、適法性を確保いたします。

また、監査役は、法令、定款および「監査役会規則」にもとづき監査を行うものとします。

当社は、子会社の取締役については、「関係会社管理規程」にもとづき職務の執行状況を把握し、適法性を確保いたします。

加えて、当社は、事業部門から独立した内部監査部門として経営監査室を設置し、定期的に当社および子会社の取締役の職務執行状況を監査し、その結果を当社および子会社の代表取締役、担当取締役ならびに監査役に随時報告します。

(2)取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

当社は、取締役の職務執行に係る文書・記録について、当該情報の主管部門が「トッパングループ情報セキュリティ基本方針」および「情報セキュリティ管理規程」にもとづき、適切に保存・管理いたします。

取締役および監査役は、必要に応じてこれらの情報を閲覧することができるものとします。

(3)子会社の取締役の職務の執行に係る事項の報告に関する体制

当社は、子会社の事業運営の独立性と自立性を尊重しつつ、子会社の取締役の職務執行の適正を確保するため、「関係会社管理規程」にもとづき、管理項目ごとに報告等の手続き方法を定め、報告を受けることとします。

(4)当社および子会社の損失の危険に関する規程その他の体制

当社は、「危機管理規程」にもとづき、年1回、グループ全体の危機管理を要するリスクの洗い出しと対応計画を策定し、適正に管理してまいります。その上で、危機管理を要するリスクごとに本社主管部門を定め、当該部門の担当取締役が個別リスクについての予防、回避、是正措置を講じる責任者となる、主管部門別危機管理体制を構築いたします。各担当取締役は、主管する事業上のリスクを適切に把握するとともに、そのリスクにもとづく重大な損失の危険の発生を未然に防止するための措置を当社および子会社に対して講じます。また、個別リスクに対応したマニュアルやガイドラインを作成し、教育等を通じてグループ全体でその周知徹底をはかってまいります。

万一、その損失の危険が経営に重大な影響を与えると判断される場合は、社長または副社長を責任者とし、監査役および弁護士等の社外有識者を加えた緊急対策本部をすみやかに招集し、事態の収拾をはかるものとします。

さらに、社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力および団体とは、一切の関係を遮断するとともに、本社法務本部を主管部門として弁護士や警察等の外部専門機関とも連携し、毅然とした姿勢で組織的に対応するものとします。

(5)当社および子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

当社は、定例の取締役会を毎月1回開催し、取締役会決議事項の決定ならびに各取締役の職務執行状況の監督等を行うとともに、経営の合理化・効率化をはかるため、代表取締役社長が指名した取締役を構成員とする経営会議を、原則として毎月2回開催いたします。

また、目標管理を徹底し経営効率の向上をはかるため、当社および子会社の取締役から定期的な業績報告を受け、進捗の把握に努め、グループ全体の経営施策の実効性を高めてまいります。

(6)当社および子会社の従業員の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

当社は、コンプライアンス基本規程として「トッパングループ行動指針」を定め、この周知徹底をはかることで従業員の職務執行の適法性を確保いたします。そのために、当社の本社法務本部内にコンプライアンス部を設置し、子会社の法務部門等と連携し、グループ全体の法令遵守と企業倫理の確立をはかってまいります。さらに、各職場における行動指針の浸透をはかるため、当社および子会社で行動指針推進リーダー制度を導入し、各職場での浸透活動を展開いたします。

また、内部監査部門である経営監査室にて、定期的に各事業部および子会社における業務執行状況を監査し、その結果を当社および子会社の代表取締役、担当取締役ならびに監査役に随時報告します。

さらに、法令違反の早期発見と迅速かつ適切な対応を行うため、「内部通報規程」に従い「トッパングループ・ヘルプライン」を設置いたします。

(7)その他当社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

当社は、関係会社社長会を定期的に開催し、情報の共有化をはかるとともに、グループとしてのコンプライアンス体制の整備と経営の効率化に努めてまいります。

また、当社および子会社による部門別会議を定期的に開催し、情報の共有化を図り、適正かつ効率的な業務遂行に努めます。

さらに、当社は方針説明会等により、グループ会社の経営方針および事業の状況について定期的な検討を行い、適正かつ効率的なグループ経営を実施いたします。

3.監査に関する体制

(1)監査役がその職務を補助すべき従業員を置くことを求めた場合における当該従業員に関する事項

当社は、監査役が十分機能するよう、その運営実務を遂行するための補助機関として監査役室を設置し、監査役を補助する者として監査役スタッフを常置いたします。

(2)監査役の職務を補助すべき従業員の取締役からの独立性に関する事項

監査役を補助する監査役スタッフは専任とし、取締役からの指揮命令に属さないものとします。

また、監査役スタッフの人事処遇にあたっては、監査役会の意見を尊重いたします。

(3)監査役を補助すべき従業員に対する指示の実効性の確保に関する事項

当社は、監査役監査基準を策定し、監査役は、監査役スタッフの人事異動、人事評価、懲戒処分等に対して同意権を有しております。

また、当該基準に従い、監査役スタッフは、監査役からの指示にもとづき、社内の各種重要な会議に出席し、情報の把握に努め、また、監査役の指示にもとづき、業務執行部門に対して報告を求めることができるものとします。

(4)取締役および従業員が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制

監査役会は、代表取締役と定期的に会合を持ち、経営課題、監査役監査の環境整備の状況、監査上の重要課題等について意見交換を行なうとともに、法令の定める事項のほか代表取締役との協議により定めた報告すべき事項について、取締役から報告を受けるものとします。

また、監査役会は、いつでも取締役および従業員に対して事業の報告を求めることができるものとします。さらに、常任監査役は「トッパングループ・ヘルプライン」により、従業員から直接内部通報を受けるものとします。

(5)子会社の役員および従業員から報告を受けた者が監査役に報告をするための体制

監査役会は、主要子会社の監査役をメンバーとしたトッパングループ監査役会を定期的に開催し、各社の監査役と情報を交換し、情報共有をはかっています。また、必要に応じて子会社の取締役および従業員から直接報告を求めることができるものとします。

さらに、監査役会は、関係会社管理規程に則り、各子会社から報告を受けた当社取締役および従業員からも報告を求めることができるものとします。

加えて、当社の内部監査部門である経営監査室は、各子会社を監査した結果を、監査役に定期的に報告するものとします。

常任監査役は、「トッパングループ・ヘルプライン」により、子会社役員、従業員等から直接内部通報を受けるものとします。

(6)監査役への報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないことを確保するための体制

当社では、内部通報規程を策定し、トッパングループの役員、従業員等が、トッパングループ・ヘルプラインを通じて内部通報を行い、その通報が客観的な合理的根拠にもとづき誠意あるものであると判断した場合、当該通報を理由として通報者に対する不利益な取扱いを行わず、かつ当該通報行為に対する報復行為や差別行為から通報者を保護するものとします。

(7)監査役の職務の執行について生ずる費用または償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項

監査役会は、職務の遂行上必要と認める費用について、予め予算を計上できるものとします。また、緊急または臨時に支出した費用については、事後的に会社に請求できるものとします。

(8)その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

監査役は、監査のために必要となる会議に出席し、経営の適法性や効率性について監督するものとします。

さらに、監査役は、会計監査人や内部監査部門と定期的な会合をもつなど、緊密な連携をはかるものとします。

また、必要に応じて、弁護士等その他外部の専門家の意見を聞き情報交換を行うなど、連携をはかることができるものとします。

以上

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